，公文作为行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，掌握公文常识不仅有助于规范工作流程，还能提高行政效率,确保政令畅通。
公文的种类是公文常识的基础，根据《党政机关公文处理工作条例》，公文种类主要有15种，包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，每种公文都有其特定的适用范围，决议”适用于会议讨论通过的重大决策事项，“决定”适用于对重要事项作出决策和部署，“通知”适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文，在实际工作中，准确区分不同文种的适用范围是规范公文处理的前提，如“请示”应当一文一事，不得抄送其下级机关；“报告”不得夹带请示事项。
公文的格式规范是公文严肃性和权威性的重要体现，一份完整的公文由版头、主体、版记三部分组成，版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素，其中发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，主体部分包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素，标题一般由发文机关名称、事由和文种组成，主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称，版记部分包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素，公文的用纸、排版、字体、字号等也有明确要求，一般采用A4型纸，字体上如标题一般用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字,行距一般为28磅。
公文的行文规则是确保公文有序运行的关键，行文关系根据隶属关系和职权范围确定，不得越级行文，如因特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关，上行文应当遵循一事一请原则，主送机关只能有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，下行文可普发，也可根据需要主送相关机关，行文时应当确有必要，讲求实效，针对问题，有的放矢，同时坚持协商一致，对涉及其他部门职权范围内的事项，应当先进行协商,取得一致意见后再行文。
公文的拟制程序包括起草、审核、签发三个环节，起草公文应当做到内容符合国家法律法规和方针政策，情况确实，观点明确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅简短，审核是公文拟制的重要把关环节，重点审核是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，内容是否符合国家法律法规和方针政策等，签发是指公文生效的履行程序，上行文应当由机关主要负责人或者其授权的其他负责人签发,下行文或平行文由机关主要负责人签发或者由其他负责人签发。
公文的办理程序包括收文办理和发文办理，收文办理的主要程序是签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等，其中初审的重点是是否应当由本机关办理，是否符合公文处理的其他规定，发文办理的主要程序是复核、登记、印制、核发，复核的重点是审批手续是否完备，内容、文种、格式是否规范等，公文办理过程中应当遵守时限要求，紧急公文应当按时限要求办理，确有特殊情况不能按时办的,应当及时向发文机关说明。
公文的管理涉及公文的归档、清退、销毁等环节，公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》以及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档，个人不得保存应当归档的公文，不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁，销毁涉密公文应当严格按照有关规定履行登记审批手续，确保不丢失、不漏销。
| 公文要素 | 规范要求 | |
|---|---|---|
| 版头要素 | 发文机关标志 | 由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成 |
| 发文字号 | 由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份标全称 | |
| 主体要素 | 一般由发文机关名称、事由和文种组成 | |
| 表述准确、简明，结构清晰，层次分明 | ||
| 成文日期 | 署会议通过或者发文机关负责人签发的日期 | |
| 版记要素 | 抄送机关 | 除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称 |
相关问答FAQs：
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问：请示与报告的主要区别是什么？ 答：请示与报告是上行文中两种容易混淆的文种，其主要区别在于：一是行文目的不同，请示是请求上级机关指示、批准，报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问；二是内容要求不同，请示应当一文一事，不得夹带请示事项，报告可以综合汇报多项工作；三是处理方式不同，上级机关对请示应当及时答复，对报告一般不作答复；四是行文时限不同，请示一般在事前行文，报告可以在事前、事中或事后行文。
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问：公文中的“附件说明”和“附件”有什么区别？ 答：“附件说明”是公文主体部分的要素，位于正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称，如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；“附件”是公文的组成部分，指附属于公文正文的其他材料，应当另面编排，并在版记前与公文正文一起装订，附件标题应当与附件说明中的名称一致，附件格式要求与公文正文一致，附件说明是对附件的提示，附件是具体的补充材料,二者不可混淆。
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