行政公文是党政机关、企事业单位在社会管理活动中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，掌握行政公文常识对于提高工作效率、确保政令畅通具有重要意义，以下从公文的定义、特点、种类、格式规范及制作要求等方面进行详细说明。
行政公文具有法定性、权威性、规范性、时效性等特点，法定性体现在公文由法定作者制作并发布，代表机关意志；权威性要求公文内容具有约束力，受文单位需遵照执行；规范性指公文在格式、语言、行文规则等方面有统一标准；时效性则强调公文针对特定时期或事项发挥作用，需及时处理。
根据《党政机关公文处理工作条例》，行政公文种类共15种，包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，不同种类公文适用场景不同，决定”适用于重要事项决策，“通知”用于发布规章、转发文件等，“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作。
公文的格式规范严格遵循国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012），公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成，标题应准确简要概括公文内容，一般由发文机关、事由、文种三部分构成；正文是公文的核心，需逻辑清晰、表述准确；成文日期以阿拉伯数字标注，印章需与发文机关署名一致。
制作行政公文时,需注意以下要求：一是内容必须符合法律法规和上级政策，确保政治正确；二是语言要庄重、准确、简洁、规范，避免口语化和歧义；三是结构合理，层次分明，通常采用“总-分-总”或“问题-原因-对策”等逻辑；四是排版规范，字体、字号、行距等需符合标准，如一般用3号仿宋体字，行距28磅；五是严格履行审核程序，确保内容无误、格式合规。
公文的行文规则也需特别注意：一是行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文；二是请示应当一文一事，不得在报告夹带请示事项；三是部门之间如有分歧，应协商一致后再行文；四是上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时可抄送另一上级机关。
以下是相关问答FAQs：
Q1: 行政公文中的“请示”与“报告”有何区别？
A1: 请示与报告均为上行文，但性质不同：一是行文目的不同，“请示”需上级机关批复，“报告”仅汇报情况或事项，无需批复；二是内容要求不同，“请示”应一文一事，明确请求事项，“报告”可综合汇报多方面内容；三是处理方式不同，上级机关对“请示”必须答复，对“报告”一般不作答复，某单位申请经费需用“请示”，而总结季度工作则用“报告”。
Q2: 公文中的“函”与“请示”是否可以相互替代使用？
A2: 不可以。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项，属于平行文；而“请示”适用于向上级机关请求指示、批准，属于上行文，两者行文方向和适用范围有本质区别，例如某高校向地方教育局申请项目资金，因两者无隶属关系，需用“函”而非“请示”。
